企業禮盒數位化轉型：從 Excel 到智慧採購系統的升級之路

上個月有個客戶跟我抱怨，他們公司每年要處理三百多筆禮盒訂單，但還在用 Excel 手動記錄供應商報價、交期、驗收狀況。結果去年尾牙前夕發現有批貨忘了追蹤，差點來不及。我問他為什麼不導入採購系統，他說「我們是傳統產業，不懂那些數位工具」。其實禮盒採購的數位化轉型不是技術問題，而是流程重整的問題。

企業禮盒採購涉及多個環節：供應商管理、報價比較、打樣追蹤、訂單管理、驗收記錄、庫存盤點。每個環節都有大量資料需要整理，如果還停留在紙本或 Excel 階段，不僅效率低，還容易出錯。數位化轉型的核心不是買一套昂貴的系統，而是先釐清你的採購流程有哪些痛點，再選擇適合的工具來解決。

傳統採購流程的三大痛點

很多企業的禮盒採購流程是這樣的：採購人員收到需求後，打電話或發 Email 給幾家供應商詢價，把報價單存在電腦資料夾裡，然後手動整理成 Excel 表格比價。選定供應商後，再用 Email 往返確認打樣、修改、下單。等貨到了，驗收人員拍照記錄，再把驗收結果回報給採購。整個過程可能要經手五六個人，資料散落在不同地方。

資訊分散是最大的問題。報價單在 Email 裡，打樣照片在手機裡，驗收記錄在 Excel 裡，供應商聯絡資訊在通訊錄裡。當主管問「去年中秋節那批禮盒是跟誰買的？單價多少？」你可能要翻半天才找得到。如果負責的同事離職了，這些資訊可能就永遠找不回來。

流程不透明也很常見。採購人員跟供應商談到哪個階段了？打樣過了沒？預計什麼時候交貨？這些資訊通常只有經辦人知道，主管要追進度還得一個一個問。如果同時有十幾個案子在跑，很容易漏掉某個環節。

成本難以追蹤更是大問題。同樣規格的禮盒，去年跟 A 廠商買是 180 元，今年跟 B 廠商買變成 220 元，但你不知道為什麼。是材質不同？數量不同？還是市場行情變了？沒有歷史資料可以比對，每次採購都像重新開始。

數位化轉型的三個階段

禮盒採購的數位化轉型不是一步到位，而是分階段進行。第一階段是資料集中化，把分散的資訊整合到一個地方。最簡單的做法是建立一個共用的雲端資料夾，把所有報價單、打樣照片、驗收記錄都存在裡面，並且建立統一的命名規則。例如「2024_中秋節_A供應商_報價單.pdf」，這樣至少能快速找到需要的檔案。

進階一點可以用 Google Sheets 或 Airtable 這類協作工具，建立一個「禮盒採購資料庫」。每筆訂單都是一筆記錄，包含供應商、品項、數量、單價、交期、驗收狀況等欄位。多人可以同時編輯，主管也能即時看到進度。這種做法的好處是成本低、上手快，不需要額外的技術支援。

第二階段是流程自動化，讓系統自動處理重複性工作。例如當採購人員填寫詢價單後，系統自動發送 Email 給供應商，並且設定提醒時間，如果三天內沒收到回覆就自動催促。當打樣通過後，系統自動產生訂購單並通知財務部門準備付款。這些自動化流程可以透過 Zapier、Make 這類工具串接不同系統來實現。

第三階段是智慧決策支援，利用歷史資料來優化採購決策。系統可以分析過去三年的採購記錄，告訴你哪家供應商的準時交貨率最高、哪種材質的禮盒最受歡迎、什麼時候下單最划算。這需要累積足夠的資料量，並且有一定的數據分析能力，但對於採購量大的企業來說，投資報酬率很高。

選擇數位工具的三個原則

市面上有很多採購管理系統，從免費的 Google Workspace 到專業的 ERP 系統都有。選擇工具時要把握三個原則：符合實際需求、易於上手、可擴展性。

不要被功能清單迷惑，先問自己最需要解決什麼問題。如果只是想集中管理供應商資訊和報價記錄，用 Airtable 或 Notion 就夠了。如果需要串接財務系統、自動產生採購單，可能要考慮專業的採購管理軟體。如果公司已經有 ERP 系統，優先考慮在現有系統上擴充功能，而不是另外導入新系統。

易於上手非常重要。再強大的系統，如果使用者學不會，最後還是會回到 Excel。選擇介面直覺、操作簡單的工具，並且做好教育訓練。可以先找一兩個願意嘗試的同事試用，收集回饋後再全面推廣。

可擴展性是長期考量。現在可能只需要管理十幾家供應商，但未來可能擴展到上百家。現在可能只有一個人負責採購，但未來可能變成一個團隊。選擇的工具要能隨著業務成長而擴充，避免過兩年又要重新換系統。

數位化轉型的實施建議

導入數位工具不是技術問題，而是變革管理問題。最大的阻力通常來自使用者的抗拒。很多資深採購人員習慣了原本的工作方式，覺得「以前這樣做也沒問題，為什麼要改？」這時候要強調數位化帶來的好處，例如減少重複性工作、降低出錯率、讓資訊更透明。

可以採取小步快跑的策略。不要一開始就想把所有流程都數位化，先選一個痛點最明顯的環節試點。例如先把供應商管理數位化，讓大家習慣在系統裡查詢供應商資訊。等這個環節順暢了，再逐步擴展到報價管理、訂單追蹤、驗收記錄。

資料遷移也是一個挑戰。過去幾年累積的 Excel 表格、Email 往來記錄要不要匯入新系統？如果全部匯入，工作量很大；如果不匯入，歷史資料就斷層了。我的建議是保留最近一到兩年的關鍵資料，例如常用供應商的聯絡資訊、主要品項的報價記錄。更早的資料可以封存備查，不一定要全部匯入。

數位化轉型不是一次性專案，而是持續改善的過程。系統上線後要定期檢視使用狀況，收集使用者回饋，持續優化流程。可能會發現某些欄位設計不合理、某些流程太繁瑣，這時候要勇於調整，不要因為「系統已經建好了」就不願意改。

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