做了十幾年採購，踩過的坑比走過的路還多。最慘的一次是跟一家新供應商合作，對方報價便宜、樣品漂亮，結果大貨交出來完全走樣，顏色不對、尺寸不對、印刷模糊，整批報廢重做，不只賠錢還延誤交期。從那次之後，我學會一件事：選供應商不能只看報價和樣品，要看的東西多得很。
很多採購新手會犯同樣的錯誤：只比價格、只看樣品、只聽業務說得天花亂墜。但真正有經驗的採購都知道，供應商的穩定性、品質管控能力、交期準確度、售後服務，才是決定合作成敗的關鍵。選錯供應商，不只浪費預算，還可能影響公司形象、客戶關係，甚至自己的考績。
選供應商不是看誰便宜就選誰，要從多個面向綜合評估。
第一是生產能力。供應商有沒有自己的工廠？還是只是貿易商？如果是貿易商，他們配合的工廠穩不穩定？生產線有幾條？月產能多少？這些都要問清楚。有些供應商接單很積極，但實際產能不足，旺季一到就延遲交貨，到時候再找其他廠商也來不及了。
第二是品質管控。供應商有沒有完整的品檢流程？是每批抽檢還是全檢？不良率控制在多少？有沒有第三方認證？這些都能反映供應商對品質的重視程度。如果供應商連基本的品檢報告都拿不出來，那就要小心了。
第三是交期準確度。問問供應商過去的準交率是多少？有沒有因為延遲交貨被客戶罰款過？如果可以，最好跟供應商的其他客戶打聽一下，看看他們的評價如何。交期不穩定的供應商，再便宜也不值得合作。
第四是售後服務。如果大貨有問題，供應商願不願意負責？退換貨的流程是什麼？有沒有明確的賠償條款？有些供應商收了錢就不理人，出問題就推卸責任，這種廠商千萬不能碰。
第五是價格合理性。注意，不是最便宜就最好。如果報價明顯低於市場行情，要小心是不是偷工減料、用劣質材料、或者根本做不出來。合理的價格應該是在市場行情範圍內，既不會貴得離譜，也不會便宜到不合理。
光看資料和聽業務說明還不夠，要實地考察才能看出真相。
實地考察工廠是最直接的方法。去看看工廠的規模、設備、生產線、倉庫管理、員工素質。如果工廠環境髒亂、設備老舊、管理混亂，那品質肯定好不到哪裡去。相反的，如果工廠整潔有序、設備先進、流程規範，至少代表供應商有一定的管理能力。
查看過往案例也很重要。請供應商提供過去做過的類似案例，最好能看到實物或照片。如果供應商做過很多知名品牌的案子，通常品質和服務都不會太差。但要注意，有些供應商會拿別人的案例來充數，所以最好能確認案例的真實性。
試單測試是降低風險的好方法。第一次合作不要下太大的單，先下小批量試試水溫。看看供應商的交期、品質、溝通效率、售後服務是否符合預期。如果試單順利，再逐步增加訂單量；如果試單就出問題，那就趁早換廠商。
參考其他客戶的評價也很有用。如果可以，跟供應商的其他客戶聊聊，問問他們的合作經驗、遇過什麼問題、供應商的應對方式如何。這些第一手資訊比任何宣傳資料都來得真實。
即使選到了可靠的供應商，也要做好風險控管，避免出現意外狀況。
簽訂明確的合約是基本功。合約裡要寫清楚規格、數量、價格、交期、付款方式、品質標準、驗收流程、違約責任、售後服務等細節。不要只靠口頭約定，一定要白紙黑字寫清楚，出問題才有依據。
分階段付款可以降低風險。不要一次付清全款，通常是下單時付訂金（30%）、大貨完成付中期款（40%）、驗收合格付尾款（30%）。這樣可以確保供應商按進度交貨，也能在出問題時保留談判籌碼。
要求提供樣品和打樣確認是必要步驟。大貨生產前一定要先打樣，確認顏色、材質、尺寸、印刷效果都符合要求，再簽字確認開始生產。有些供應商會跳過打樣直接生產，結果大貨出來跟預期完全不同，到時候再改就來不及了。
建立品檢機制也很重要。不要完全依賴供應商的品檢報告，最好能派人到工廠現場抽檢，或者委託第三方檢驗機構。如果沒辦法現場檢驗，至少要要求供應商提供詳細的品檢照片和數據。
保持多家供應商合作是分散風險的好方法。不要把所有訂單都壓在一家供應商身上，萬一對方出問題，整個供應鏈就會斷掉。最好同時跟兩到三家供應商合作，既能互相比較品質和價格，也能在緊急狀況時有備用選擇。
有些供應商看起來很專業，但實際上問題一堆。以下是幾種常見的地雷類型：
報價超低的供應商要小心。如果報價明顯低於市場行情，很可能是偷工減料、用劣質材料、或者根本沒有生產能力，只是想先接單再說。這種供應商通常會在生產過程中不斷追加費用，或者交出來的大貨品質很差。
只會畫大餅的供應商也要注意。有些業務說得天花亂墜，什麼都能做、什麼都沒問題，但實際上根本沒有相應的生產能力。這種供應商通常會在簽約後才露出真面目，到時候要退單也很麻煩。
溝通效率差的供應商是隱形地雷。如果供應商回覆訊息很慢、問題回答不清楚、文件資料亂七八糟，那合作過程肯定會很痛苦。溝通效率差的供應商，通常管理能力也不會太好。
沒有售後服務的供應商最危險。有些供應商收了錢就不理人，出問題就推卸責任，甚至直接消失。這種供應商通常沒有固定辦公室、沒有正式合約、沒有售後保障，千萬不要貪便宜跟他們合作。
找到好的供應商不容易，一旦找到了就要好好維護關係。
準時付款是最基本的。不要拖欠供應商的款項，這樣才能建立信任感。如果資金週轉有問題，要提前跟供應商溝通，不要等到付款日才說沒錢。
清楚的需求說明可以減少溝通成本。每次下單都要提供詳細的規格、數量、交期、特殊要求，不要讓供應商猜你要什麼。需求越清楚，出錯的機率越低。
合理的交期安排也很重要。不要每次都要求趕工，這樣不只增加供應商的成本，也容易出錯。如果真的很急，要提前溝通並願意支付加急費用。
定期檢討和回饋可以幫助供應商改進。每次合作結束後，給供應商一些具體的回饋，包括做得好的地方和需要改進的地方。這樣供應商才知道怎麼調整，下次合作會更順利。
適當的價格調整也是維護關係的方式。如果原物料漲價或人工成本上升，供應商提出合理的價格調整，不要一味壓價。長期壓榨供應商，最後受害的還是自己。
有一次我們要做一批高端禮盒，找了三家供應商報價。A 廠報價最低，但去工廠看過後發現設備老舊、管理混亂，果斷放棄。B 廠報價中等，工廠環境不錯，但過往案例不多，有點擔心經驗不足。C 廠報價最高，但工廠規模大、設備先進、做過很多知名品牌，最後選了 C 廠。
結果證明選對了。C 廠不只品質穩定、交期準確，還主動提供了一些設計建議，幫我們優化了結構和材質，最後成品效果比預期還好。雖然單價高一點，但品質和服務都很到位，後來我們的大部分訂單都給了 C 廠。
另一個案例是教訓。有一次為了省成本，選了一家報價很低的供應商。樣品看起來還可以，就直接下了大單。結果大貨交出來顏色偏差很大、印刷模糊、尺寸不準，整批報廢重做。不只賠了錢，還延誤了客戶的交期，差點丟掉這個客戶。從那次之後，我再也不敢只看價格選供應商了。
談判不是只談價格，要談的東西很多。
談規格和品質標準是首要任務。要明確告訴供應商你的要求，包括材質、尺寸、顏色、印刷效果、包裝方式等。最好能提供參考樣品或圖片，讓供應商清楚知道你要什麼。
談交期和付款方式也很重要。交期要留一點緩衝時間，不要壓得太緊。付款方式要合理，既要保護自己的權益，也要讓供應商有動力按時交貨。
談售後服務和賠償條款是保障自己的關鍵。要明確約定如果大貨有問題，供應商要負什麼責任、怎麼賠償、退換貨的流程是什麼。這些都要寫進合約裡，不要只靠口頭約定。
談價格當然也重要，但不要一味殺價。如果供應商的報價合理，品質和服務都到位，那就不要壓得太低。長期合作比一次性省錢更重要。
選供應商是採購工作中最關鍵的一環，選對了事半功倍，選錯了麻煩不斷。花時間做好評估、建立風險控管機制、維護長期合作關係，才能確保供應鏈穩定、品質可靠、成本合理。如需專業建議或推薦可靠供應商，歡迎聯絡我們取得詳細規劃與報價。
延伸閱讀：