每年第四季開始,採購部門就會收到各部門的禮盒需求:行銷要客戶禮、人資要員工禮、業務要尾牙禮。數量從幾百到幾萬個不等,預算有限但要求不少。如何在有限時間內找到可靠的 OEM 供應商、談出合理價格、確保品質穩定,是每個採購人員都會遇到的挑戰。
這幾年經手過的禮盒專案,從小型新創到上市櫃公司都有。踩過的坑也不少:有供應商報價便宜但交期一拖再拖、有工廠打樣很完美但大貨品質落差很大、也有因為沒確認清楚印刷色差導致整批重做。這些經驗整理下來,其實有一套可以依循的採購流程和檢查重點。
最低起訂量(MOQ)是 OEM 採購的第一道門檻。一般來說,客製化禮盒的 MOQ 落在 500-1000 個之間,但這不是絕對的。如果使用標準尺寸或現有模具,有些工廠願意接 300 個甚至更少。反過來說,如果要完全客製化的尺寸、特殊結構或多道印刷工藝,MOQ 可能要 1000 個以上才划算。
報價通常包含幾個部分:設計費、打樣費、模具費、單價。設計費看複雜度,簡單的平面設計可能免費或幾千元,複雜的結構設計可能要上萬。打樣費一般 1000-3000 元,有些供應商會在確定下單後退還,有些則是另外計價。模具費主要是刀模和印刷版費,標準盒型可能不需要,特殊結構則要另外收費。
單價會隨數量遞減。以白卡紙禮盒為例,500 個可能單價 30 元,1000 個降到 25 元,3000 個可能到 20 元。這個價差來自於分攤模具成本、材料採購量、生產效率等因素。所以如果預算允許,一次多做一些通常比分批採購划算。
但要注意,不是每家供應商的報價都包含相同項目。有些報價是「淨價」,不含設計、打樣、運費;有些是「全包價」,所有費用都算進去。比價時一定要確認報價範圍,否則容易誤判。
找供應商不能只看價格,可靠度更重要。可以從幾個面向評估:
工廠規模與設備:有自己的印刷機、模切機、裱紙機等設備,代表能掌控品質和交期。如果是純接單轉包的貿易商,風險相對較高,因為他們無法直接控制生產流程。
過往案例與客戶:請供應商提供類似案例的樣品或照片,最好是同類型產業、同等級品質的案例。如果對方做過知名品牌或大型企業的訂單,通常品質管控會比較嚴謹。
打樣速度與品質:打樣階段就能看出供應商的專業度。打樣速度快、細節處理到位、主動提供建議的,通常正式生產也不會太差。如果打樣就拖拖拉拉、細節粗糙、溝通不順暢,建議直接換家。
合約與付款條件:正規供應商會提供完整合約,載明數量、單價、交期、品質標準、驗收方式、付款條件等。付款通常是訂金 30-50%,交貨前付清尾款。如果對方要求全額預付或條件異常,要特別小心。
曾經有供應商報價比市場行情低 30%,結果打樣後就開始拖延,最後發現他們根本沒有自己的工廠,只是想賺差價。這種案例不少,所以實地訪廠或要求提供工廠照片、營業登記等資料,是必要的風險控管。
打樣不只是看外觀好不好看,更要確認實際使用時會不會有問題。
尺寸精準度:用尺實際量測,確認長寬高是否符合需求。如果禮盒要裝特定商品,記得帶實物來試裝,確認空間是否足夠、會不會太鬆或太緊。
材質與厚度:紙張厚度會影響承重力和質感。可以用手捏一捏、折一折,感受硬度和韌性。如果是瓦楞紙,要確認楞型是否符合需求。如果是特殊紙,要確認觸感和視覺效果是否達到預期。
印刷品質:檢查色彩是否準確、文字是否清晰、對位是否精準。如果有燙金、UV、壓紋等工藝,要確認效果是否明顯、會不會脫落。可以用指甲刮一刮,測試附著力。
結構穩固度:組裝看看是否順暢、黏合處是否牢固、提把或磁扣是否耐用。可以裝入實物後拎起來晃一晃,模擬運輸過程中的狀況。
整體搭配:如果禮盒要搭配內襯、緩衝材、提袋等配件,建議一起打樣,確認整體視覺和實用性。有些設計單看很美,但實際搭配起來可能不協調或不好用。
打樣通常會做 1-3 個樣品。如果有多種顏色或材質選項,建議都打樣比較。樣品確認後要留底,作為大貨驗收的標準。
下單後不是就等著收貨,中間要定期追蹤進度。
生產排程確認:下單時要確認預計開工日期和完工日期。如果工廠同時有多個訂單,要確認自己的優先順序。旺季(例如年底)工廠產能吃緊,交期可能會延後,要提前溝通。
中期查廠:如果數量大或品質要求高,建議在生產中期去工廠看一下進度和品質。可以檢查材料是否符合規格、印刷色彩是否準確、組裝流程是否順暢。發現問題可以及時調整,避免大貨完成後才發現不符合要求。
首件確認:有些工廠會在大貨開始前先做幾個首件,讓客戶確認後再批量生產。這是很好的品質管控機制,建議要求供應商提供。
包裝與運輸:確認成品如何包裝、如何運輸。如果是易碎或怕壓的商品,要確保有足夠的保護措施。運輸方式(宅配、貨運、自取)和費用也要事前確認清楚。
收貨時不能只看外箱完整就簽收,一定要開箱抽驗。
數量清點:確認總數是否正確。如果數量大,至少要抽查幾箱,確認每箱數量是否一致。
外觀檢查:隨機抽取 5-10% 的樣品,檢查印刷、色彩、結構、組裝品質。對照打樣時留底的樣品,確認是否一致。
功能測試:實際裝入商品,測試承重力、密合度、提把耐用度等。如果有磁扣、絲帶、內襯等配件,要確認是否牢固。
瑕疵率標準:一般來說,瑕疵率在 2-3% 以內算正常範圍。如果超過 5%,可以要求補貨或退款。瑕疵定義要事前在合約中載明,例如色差、印刷模糊、結構變形、破損等。
如果發現品質問題,要立即拍照存證並聯絡供應商。根據合約約定,可以要求補貨、重做或部分退款。如果問題嚴重,可以拒收並要求全額退款。
曾經有批貨到了才發現印刷色差很大,跟打樣完全不同。因為當時有拍照存證並保留打樣樣品,最後供應商同意重做。如果沒有這些證據,很難爭取權益。
找到可靠的供應商後,建議建立長期合作關係。
建立供應商資料庫:記錄每家供應商的專長、價格區間、交期、品質表現、溝通順暢度等。下次有類似需求時可以快速找到合適對象。
定期評估表現:每次合作後都做簡單評分,包括品質、交期、服務、價格等面向。表現好的供應商可以優先合作,表現不佳的就淘汰。
提前規劃需求:如果每年都有固定的禮盒需求,可以提前跟供應商溝通,爭取更好的價格和交期。旺季前下單,通常能拿到比較優惠的條件。
保持溝通:即使暫時沒有訂單,也可以定期聯絡,了解市場行情、新材質、新工藝等資訊。良好的關係有助於未來合作更順暢。
價格陷阱:報價超低但後續不斷追加費用,例如打樣費、模具費、運費、包裝費等。應對方式是要求提供「全包價」,或在合約中明確載明所有費用項目。
交期陷阱:口頭承諾交期很快,但實際一拖再拖。應對方式是在合約中載明交期和逾期罰則,並定期追蹤進度。
品質陷阱:打樣很完美但大貨品質落差大。應對方式是要求首件確認、中期查廠,並在合約中明確品質標準和驗收方式。
溝通陷阱:窗口不專業或溝通不順暢,導致需求理解錯誤。應對方式是所有需求都用文字或圖片確認,避免口頭約定。
如果預算有限,可以從幾個方向優化成本:
但要注意,成本優化不能犧牲品質。禮盒代表企業形象,如果因為省錢而影響質感,反而得不償失。
OEM 採購看似複雜,但只要掌握流程、做好風險控管、選對供應商,其實可以很順利。最重要的是保持專業、細心、耐心,每個環節都確實檢查,才能確保最終成品符合期待。如需專業禮盒 OEM 服務或採購建議,歡迎聯絡我們討論您的需求。
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做了十幾年採購，踩過的坑比走過的路還多。最慘的一次是跟一家新供應商合作，對方報價便宜、樣品漂亮，結果大貨交出來完全走樣，顏色不對、尺寸不對、印刷模糊，整批報廢重做，不只賠錢還延誤交期。
在工廠待了八年，驗過的禮盒少說也有幾百批。很多採購以為驗貨就是看看外觀、數數數量，其實真正的驗貨遠比想像中複雜。
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