科技公司新人入職禮盒的品牌一致性與跨據點配送挑戰：一份風險管理者的專案覆盤

去年我們公司的新人入職禮盒出了一個狀況：台北總部和新竹辦公室收到的禮盒，裡面的筆記本顏色不一樣。台北是深藍色，新竹是淺藍色。雖然都是藍色，但放在一起比較就很明顯。有個新人在內部群組發了對比照片，問「是不是新竹的比較次級？」

這件事讓我意識到，新人入職禮盒這種看似簡單的專案，其實藏著很多容易翻車的細節。作為負責品質風險管理的人，我花了一些時間覆盤這個專案，整理出幾個科技公司在做入職禮盒時最容易踩的坑。

為什麼科技公司特別容易在這個專案翻車

科技公司做入職禮盒，跟傳統企業有幾個不同的挑戰。

第一，科技公司通常有多個據點，而且據點分布可能跨縣市甚至跨國。這意味著禮盒需要配送到不同地點，每個地點的收貨時間、儲存條件、發放流程都不一樣。

第二，科技公司的招聘節奏不固定。不像節慶禮盒有明確的時間點，新人入職是全年都在發生的事，可能這個月來 5 個人、下個月來 20 個人。這種不規則的需求，讓庫存管理變得複雜。

第三，科技公司對品牌形象通常很敏感。入職禮盒是新人對公司的「第一印象」之一，如果禮盒看起來廉價、或是有品質問題，會影響新人對公司的觀感。

第四，科技公司的員工習慣在社群媒體分享。一個設計精美的入職禮盒可能會被新人發到 LinkedIn 或 Instagram，變成免費的雇主品牌宣傳；但如果禮盒有問題，負面評價也會被放大。

品牌識別一致性的細節魔鬼

回到開頭的案例，為什麼會出現顏色不一致的問題？

調查後發現，供應商在生產第一批（給台北）和第二批（給新竹）的時候，筆記本的供應商換了。新的供應商用的是「接近」的顏色，但不是完全相同的色號。供應商覺得差異不大，就沒有特別告知我們。

這個問題的根源是：我們在下單時只說了「深藍色筆記本」，沒有指定具體的 Pantone 色號或提供色樣。供應商按照他們的理解去採購，結果就出現了色差。

從這個教訓，我整理出品牌一致性的幾個關鍵控制點：

所有涉及品牌色的物件，都要指定具體的色號（Pantone、CMYK、或 RGB），不能只用文字描述。如果可能，最好提供實體色樣讓供應商比對。

每一批生產前，都要確認關鍵物料的來源是否一致。如果供應商要換料，必須事先告知並提供樣品確認。

建立「標準樣品庫」：保留一套完整的禮盒成品作為標準樣品，每次新批次生產完成後，都要跟標準樣品比對，確認一致性。

跨據點配送的時效與協調

科技公司的據點通常分布在不同城市，禮盒的配送就變成一個物流協調的問題。

我們遇過的狀況是：禮盒統一從供應商的倉庫出貨，寄到各據點的人資窗口。但各據點的收貨流程不一樣——台北總部有專人收貨，新竹辦公室是放在大樓管理室，高雄辦公室是寄到共享空間的前台。

結果高雄那批禮盒在共享空間的前台放了三天沒人領，等到人資發現時，有幾個禮盒已經被壓壞了（因為上面堆了其他包裹）。

從這個教訓，我們調整了配送流程：

每個據點指定一個「禮盒收貨負責人」，出貨前會先通知負責人預計到貨時間，請他們留意收貨。

配送時使用「易碎」標籤和「請勿堆疊」標示，減少運送過程中的損壞風險。

建立「到貨確認」機制：貨運送達後，收貨負責人要在當天確認數量和外觀，如果有問題要立即回報。

對於新人入職日期已確定的情況，我們會提前 3-5 天把禮盒寄到據點，確保有緩衝時間處理意外狀況。

內容物的客訴風險預防

入職禮盒的內容物通常包括：公司品牌的周邊商品（筆記本、水杯、T恤等）、實用的辦公用品（滑鼠墊、充電線等）、有時候還會有食品（咖啡、零食等）。

每一種內容物都有它的風險點：

品牌周邊商品的風險是「品質不符期待」。科技公司的員工通常對產品品質有較高的標準，如果筆記本的紙質太差、水杯的蓋子不密合、T恤洗一次就縮水，都會引發抱怨。

辦公用品的風險是「功能性問題」。充電線不能用、滑鼠墊太滑、這些問題會讓新人覺得公司「不用心」。

食品的風險最高，包括過敏原、保存期限、口味偏好等。我們曾經在禮盒裡放了堅果，結果有新人對堅果過敏，雖然沒有吃（因為看到成分標示），但他反映「公司應該考慮到這種情況」。

針對這些風險，我們現在的做法是：

所有內容物在正式採購前，都要先拿樣品給內部同事試用，收集反饋後再決定是否採用。

食品類的內容物，要選擇「低過敏風險」的品項，並且在禮盒內附上成分說明卡，提醒有過敏體質的同事注意。

建立「備品機制」：每批禮盒多準備 5-10% 的備品，如果有新人反映內容物有問題，可以立即更換。

內部發放流程的標準化

禮盒做好了、送到了，最後一關是「發放」。這個環節看似簡單，但如果沒有標準化的流程，也容易出問題。

我們遇過的狀況是：新竹辦公室的人資把禮盒放在會議室，請新人自己去拿。結果有個新人拿錯了（拿了別人的禮盒，因為禮盒外觀一樣），等到另一個新人來拿時發現少了一個。

這種問題的解法是建立標準的發放流程：

每個禮盒貼上新人的姓名標籤，發放時核對身份。

發放時由人資親自交給新人，而不是讓新人自己拿。這樣可以確保每個人都拿到正確的禮盒，也可以藉這個機會跟新人簡單介紹禮盒的內容。

發放後請新人簽收，留下記錄。

從專案管理的角度看入職禮盒

入職禮盒看起來是一個「小專案」，但它涉及的環節其實不少：需求確認、供應商選擇、設計打樣、生產品管、物流配送、內部發放。每個環節都可能出問題，而且問題往往會累積——前面的小疏忽，到後面會變成大麻煩。

我現在把入職禮盒當成一個正式的專案來管理，有明確的時程表、責任分工、品質檢查點、風險預案。這樣做雖然前期投入的時間多一點，但可以避免後期的救火。

如果你的公司也在規劃入職禮盒，或是其他類型的員工禮品專案，建議從一開始就把「品質風險」納入考量。不要等到出問題才來補救，那時候的成本（包括金錢成本和商譽成本）會高很多。

關於禮盒的材質選擇和量產流程，可以參考牛皮紙與銅版紙禮盒材質選擇和精裝禮盒量產流程拆解這兩篇文章，裡面有更詳細的技術說明。

---

相關主題：

• 企業禮盒採購的報價結構解讀與供應鏈風險應對