禮盒急單處理實務：三天內要一千個盒子，怎麼辦？

上個月接到一通電話,對方說:「我們下週二要辦活動,需要一千個禮盒,來得及嗎？」我看了一下日曆,今天週四,算上週末只有三個工作天。正常流程至少要兩週,三天根本不可能。但對方是老客戶,而且預算可以談,我還是決定試試看。

急單在禮盒產業很常見。有時候是臨時多了一場活動、有時候是原本的供應商出包、有時候是決策流程拖太久突然要趕交期。不管什麼原因,急單就是考驗供應鏈管理能力和危機處理經驗的時候。做得好,客戶會很感激、願意付更高的價錢、以後繼續合作。做不好,不只賠錢,還可能砸了招牌。

急單能不能做？先評估這幾件事

接到急單不要馬上答應,也不要馬上拒絕。要先快速評估可行性,再決定要不要接。

第一件事：確認數量和結構。數量越少越好做,結構越簡單越好做。如果只要兩三百個,而且是簡單的摺疊盒,三天內做出來問題不大。但如果要一兩千個,而且是精裝盒或抽屜盒,基本上不可能。

第二件事：確認印刷需求。如果只要單色印刷或不印刷,時間可以省很多。但如果要四色印刷、燙金、UV,每多一道工序就多一天時間,急單很難做到。

第三件事：確認材料庫存。如果工廠剛好有現成的紙板、特種紙,可以直接用,省下備料時間。但如果要特殊材質或特殊顏色,光是叫料就要好幾天,急單做不了。

第四件事：確認工廠產能。如果工廠剛好有空檔、有足夠的人力,可以插單生產。但如果工廠已經排滿,就算願意加班也不一定做得出來。

第五件事：確認客戶預算。急單一定會加價,而且加價幅度不小。如果客戶預算有限,寧可不接,也不要勉強做,最後虧錢又做不好。

哪些結構可以急單？哪些不行？

不是所有禮盒都能急單。結構越簡單、工序越少,越有機會在短時間內完成。

摺疊盒是最適合急單的結構。模切、壓線、摺疊、黏合,全部都能機器完成,速度很快。如果工廠有現成的模具和材料,一天就能做出幾千個。

天地蓋盒也還可以,但比摺疊盒慢一點。因為盒身和盒蓋要分開製作,工序比較多。如果數量不大、印刷簡單,兩三天內還是做得出來。

精裝盒就很難急單了。因為有很多手工工序,例如裱紙、包角、貼內襯,無法完全自動化。而且精裝盒對品質要求高,趕工容易出錯,不建議急單。

抽屜盒、異形盒基本上不可能急單。這些結構需要精確的尺寸控制、複雜的組裝工序,趕工的話良率會很低,風險太大。

所以接到急單,第一件事就是確認結構。如果客戶堅持要複雜結構,要誠實告訴他時間不夠,建議改用簡單結構,或者延後交期。

供應商溝通技巧：怎麼爭取配合？

急單能不能做成,很大程度取決於供應商願不願意配合。

第一招：誠實說明情況。不要隱瞞時間壓力,直接跟供應商說:「這是急單,時間很趕,但客戶很重要,希望你幫忙。」大部分供應商都願意幫老客戶,但前提是你要誠實,不要事後才說時間不夠。

第二招：提供彈性空間。如果供應商說三天做不完,可以問:「那五天可以嗎？」或者「能不能先做五百個,剩下的之後補？」給供應商一些彈性,比較容易談成。

第三招：願意付加急費。急單一定要加價,而且要主動提出,不要等供應商開口。可以說:「我知道這很趕,加急費我們可以談,希望你優先處理。」供應商看到你的誠意,會比較願意配合。

第四招：簡化需求。如果原本的設計很複雜,可以問供應商:「如果簡化印刷,時間能不能縮短？」或者「如果改用現成的材料,能不能快一點？」很多時候,簡化需求就能爭取到時間。

第五招：提供後續合作機會。可以跟供應商說:「這次如果做得好,後續還有更大的訂單。」讓供應商知道這不是一次性合作,而是長期關係的開始,他會更願意幫忙。

成本控制策略：急單加價怎麼談？

急單一定會加價,但加多少、怎麼加,要有策略。

加急費通常是原價的 20-50%。如果時間非常趕、工廠要加班趕工,加價幅度可能更高。但如果只是稍微調整排程,加價幅度可以低一點。

加價要分項計算。例如材料費不變,但人工費加 30%、加班費另計、運費加 20%。這樣客戶比較容易接受,也比較透明。

提供選項讓客戶選擇。可以給客戶兩個方案:「方案一是三天交貨,加價 40%。方案二是五天交貨,加價 20%。」讓客戶自己權衡時間和成本。

談判時要留餘地。不要一開始就報最低價,要留一點談判空間。例如先報加價 50%,如果客戶覺得太貴,可以降到 40%,讓客戶覺得有談到優惠。

明確付款條件。急單的風險高,要確保付款條件對自己有利。可以要求訂金比例提高,例如 50% 訂金、50% 交貨付款,降低收不到錢的風險。

品質風險管理：急單容易出現的問題

急單最大的風險就是品質。時間趕、壓力大,很容易出錯。

印刷色差是最常見的問題。正常流程會打樣確認顏色,但急單沒時間打樣,只能憑經驗調色。如果客戶對顏色要求很嚴格,要事先說明可能會有色差,避免事後糾紛。

尺寸誤差也很常見。趕工的時候,工人容易疏忽,模切位置偏移、壓線深度不對,導致盒子組裝不起來或開合不順。所以急單一定要加強品檢,不能因為趕時間就放鬆標準。

黏合不牢是另一個問題。黏合需要時間讓膠水乾透,但急單常常來不及等,結果盒子還沒送到客戶手上就開了。可以用快乾膠或熱熔膠,但成本會高一點。

包裝破損也要注意。急單通常會用快遞或當天送達,運輸過程比較粗暴,包裝容易破損。要加強外箱保護,或者用氣泡袋、珍珠棉包好,確保送到客戶手上是完整的。

數量短缺是最嚴重的問題。趕工的時候,良率會下降,廢品會增加。如果客戶要一千個,最好做一千一百個,預留一些廢品空間,確保交貨數量足夠。

備案準備：萬一做不出來怎麼辦？

再怎麼努力,有時候急單還是做不出來。這時候要有備案,不能讓客戶完全沒東西用。

備案一：分批交貨。如果一千個做不完,可以先交五百個,讓客戶應急,剩下的之後補。這樣至少客戶的活動不會完全沒禮盒。

備案二：改用現成品。如果客製化來不及,可以建議客戶改用現成的禮盒,再貼上客製化的貼紙或吊牌。雖然不如完全客製化,但至少能應急。

備案三：簡化設計。如果原本的設計太複雜,可以建議客戶簡化,例如取消燙金、改用單色印刷、減少內襯。這樣可以省下很多時間。

備案四：找其他供應商支援。如果自己的工廠做不完,可以找其他供應商幫忙分擔。雖然會增加協調成本,但總比完全做不出來好。

備案五：誠實告知客戶。如果真的做不出來,要盡早告訴客戶,不要拖到最後一刻才說。誠實面對問題,客戶會比較能理解,也比較願意配合調整。

急單之後的檢討與改進

每次做完急單,都要檢討哪裡做得好、哪裡可以改進。

**檢討一：為什麼會變成急單？**有些急單是客戶臨時需求,無法避免。但有些急單是因為內部流程拖延、溝通不良、決策太慢。如果是內部問題,要想辦法改善流程,減少急單發生。

**檢討二：供應商配合度如何？**哪些供應商願意配合急單、哪些供應商做不到,要記錄下來。以後再有急單,就知道該找誰。

**檢討三：成本控制是否合理？**急單的加價是否足夠cover成本和風險？如果賺不到錢甚至虧錢,下次要調整報價策略。

**檢討四：品質是否達標？**急單的品質是否符合客戶期待？如果有客訴或退貨,要分析原因,下次避免同樣問題。

**檢討五：客戶滿意度如何？**急單做完後,客戶是否滿意？是否願意繼續合作？如果客戶很滿意,可以爭取成為長期合作夥伴。

急單是危機也是機會。處理得好,可以建立客戶信任、爭取到更多訂單。處理不好,不只賠錢,還會影響商譽。所以每次接急單,都要謹慎評估、充分溝通、做好風險管理,確保既能滿足客戶需求,又不會讓自己陷入困境。