禮盒庫存管理與補貨策略

有個採購主管跟我說，他們公司每年中秋節都會準備員工禮盒，但總是抓不準數量。去年訂了一千個，結果只發了八百個，剩下兩百個放在倉庫積灰塵。今年學乖了，只訂八百個，結果臨時有新進員工和客戶需求，又緊急加訂了一百個，但供應商說「急單要加價三成」。這種進退兩難的情況，很多企業都遇過。

禮盒庫存管理跟一般商品不同。一般商品可以長期囤貨，但禮盒通常有時效性（例如節慶禮盒）、客製化內容（印了公司 logo 就不能轉賣）、保存期限（內容物可能會過期）。這些特性讓禮盒的庫存管理變得更複雜，需要更精準的規劃。

安全庫存的計算邏輯

很多人以為安全庫存就是「多準備一些」，但實際上需要根據歷史數據和變動因素來計算。基本的公式是：安全庫存 = 平均需求量 × 前置時間 + 緩衝量。

平均需求量要看過去幾年的實際發放數量。關於訂購數量與單價的關係的討論也值得參考。如果公司每年中秋節都發八百個禮盒，那平均需求量就是八百。但這個數字會受到公司規模變化影響。如果公司正在快速擴張，今年可能需要一千個。如果公司正在縮編，今年可能只需要六百個。

前置時間是指從下單到收貨的時間。一般禮盒的前置時間是三十到六十天（包含設計、打樣、生產、物流）。如果是急單，前置時間可能縮短到十到十五天，但價格會貴很多。如果是淡季下單，前置時間可能可以拉長到九十天，價格會便宜一些。

緩衝量則是用來應對突發狀況的。例如臨時有客戶要求贈送禮盒、新進員工比預期多、或是禮盒在運輸過程中損壞需要補貨。一般建議緩衝量設定在平均需求量的 10% 到 20% 之間。如果公司的需求變動很大（例如業務型公司，客戶數量不穩定），緩衝量可以設高一點。如果需求很穩定（例如公家機關，員工數量固定），緩衝量可以設低一點。

有個客戶算出來他們的安全庫存是九百個（平均需求八百 + 緩衝量一百），但他們擔心積壓，所以只訂了八百個。結果當年公司業績成長，員工數量增加了 15%，禮盒不夠發，最後只能臨時去市場上買現成的禮盒應急，品質和品牌形象都打了折扣。

分批訂購與彈性補貨的平衡

如果擔心一次訂太多會積壓，可以考慮分批訂購。例如先訂七成的數量，等確認實際需求後再補訂剩下的三成。這種做法的好處是可以降低庫存風險，但缺點是補貨的單價通常會比較貴，而且如果供應商產能滿載，可能無法接急單。

分批訂購的關鍵是要跟供應商談好補貨條件。有些供應商願意保留產能給老客戶，但會要求「補貨數量不得低於首批訂單的 20%」或「補貨需在首批交貨後三十天內下單」。這些條件要在簽約時就談清楚，不要等到需要補貨時才發現供應商沒有產能。

另一種做法是訂購「半成品庫存」。例如先請供應商生產一千個空盒，但只印製八百個。剩下的兩百個空盒暫時不印刷，等確認需求後再補印。這種做法的好處是補貨速度快（印刷只需要三到五天），而且空盒的倉儲成本比成品低。但缺點是需要跟供應商協調倉儲和分批印刷的費用。

有個客戶用這種方式管理庫存，每年都先訂一千個空盒，分三批印刷（第一批六百個、第二批兩百個、第三批兩百個）。這樣既能確保有足夠的庫存應對突發需求，又不會因為一次印太多而積壓。而且因為空盒是統一生產的，品質和顏色都能保持一致。

季節性需求的提前規劃

禮盒的需求通常有明顯的季節性。中秋節、春節、尾牙、員工旅遊、客戶答謝等，都是禮盒需求的高峰期。如果等到需求旺季才開始規劃，很可能會遇到供應商產能不足、價格上漲、交期延誤等問題。

建議在需求旺季前三到六個月就開始規劃。例如中秋節的禮盒，最好在五月或六月就開始接洽供應商、確認設計、下單生產。這樣不僅可以拿到比較好的價格（淡季下單通常有折扣），也能確保供應商有足夠的時間生產，不會因為趕工而影響品質。

有些企業會跟供應商簽訂年度合約，一次談好全年的禮盒需求。例如「今年預計需要三千個禮盒，分三次交貨（中秋節一千個、尾牙一千個、春節一千個）」。這種做法的好處是可以拿到更好的價格（因為訂購量大），而且供應商會優先保留產能給簽約客戶。

但年度合約也有風險。如果公司的需求變動很大（例如業績不如預期、組織調整、預算縮減），可能會造成合約違約或庫存積壓。所以在簽訂年度合約時，要注意合約條款是否有彈性調整的空間，例如「可在交貨前三十天調整訂購數量，調整幅度不超過 20%」。

庫存積壓的處理方式

如果真的不幸遇到庫存積壓，有幾種處理方式。第一種是轉作其他用途。例如原本是中秋節禮盒，可以改成員工生日禮、新進員工歡迎禮、客戶拜訪伴手禮等。只要禮盒上沒有明顯的節慶標示（例如「中秋快樂」），通常都可以轉用。

第二種是跟供應商協商回購或折價。有些供應商願意以成本價回購未使用的禮盒（前提是禮盒沒有客製化內容，可以轉賣給其他客戶）。或是在下次訂購時給予折扣，作為庫存積壓的補償。

第三種是捐贈給公益團體。有些企業會把積壓的禮盒捐給社福機構、偏鄉學校、弱勢家庭等。這種做法不僅可以清理庫存，還能提升企業形象，而且捐贈支出可以列為公益支出抵稅。

有個客戶去年積壓了兩百個禮盒，他們把禮盒捐給偏鄉學校當作獎學金贈品。學校很感謝，還在官網和臉書上公開感謝這家企業。結果這個新聞被媒體報導，企業的品牌形象反而因為這次捐贈而提升。所以庫存積壓不一定是壞事，重點是怎麼處理。

數據化管理的重要性

很多企業的禮盒庫存管理還停留在「憑感覺」的階段。例如「去年好像訂了一千個」、「今年應該差不多」。這種管理方式很容易出錯，因為人的記憶不可靠，而且無法考慮到各種變動因素。

建議建立一個簡單的庫存管理表格，記錄每年的訂購數量、實際發放數量、剩餘數量、單價、供應商、交期等資訊。這些數據可以幫助你更精準地預測未來的需求，也可以在跟供應商議價時作為參考。

有些企業會使用 ERP 系統或庫存管理軟體來管理禮盒庫存。這些系統可以自動計算安全庫存、發出補貨提醒、追蹤庫存流向等。但如果公司規模不大，用 Excel 或 Google Sheets 就夠了，重點是要養成記錄的習慣。

數據化管理的另一個好處是可以分析成本趨勢。例如發現「去年中秋節禮盒的單價是五十元，今年漲到五十五元，漲幅 10%」，就可以提前規劃預算或尋找替代供應商。或是發現「分批訂購的總成本比一次訂購高 15%」，就可以評估是否要改變訂購策略。

前陣子有個採購主管跟我說，他們公司導入庫存管理系統後，禮盒的庫存積壓率從 20% 降到 5%，每年節省的成本超過十萬元。而且因為數據更精準，他們可以更有信心地跟供應商談判，拿到更好的價格和交期。

禮盒庫存管理沒有完美的公式，但只要掌握幾個原則：根據歷史數據計算安全庫存、提前規劃季節性需求、跟供應商談好補貨條件、建立數據化管理習慣，就能大幅降低庫存風險，讓禮盒採購更順暢。